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Hoja de Cálculo GRATIS para calcular el presupuesto para una vuelta al mundo (sirve para cualquier viaje, pero es especial para hacer grandes viajes).


Dentro de pocos días empezará mi vuelta al mundo. Uno de los aspectos más destacados es el presupuesto de tan solo 8000 euros para todo el viaje. Mucha gente me ha preguntado por cómo calcular este dato para su propia vuelta al mundo y he decidido darte mi hoja de cálculo para calcular el presupuesto para una vuelta al mundo o un gran viaje. Pero antes es importante que conozcas algunos detalles.

¿Qué es un presupuesto?

Muchos ya sabréis de qué va esto de hacer un presupuesto: un presupuesto es una guía que te indicará cuanto dinero te puedes/debes gastar durante tu viaje.

Hay muchos tipos de presupuestos. En los viajes cortos, lo habitual es mirar la cuenta corriente y decir: “me puedo gastar tanto“, pero esto no se puede hacer en un gran viaje. En un gran viaje debes plantearte un objetivo y tratar de cumplirlo. ¿Por qué? Porque si no, probablemente, tengas que volver a casa antes de lo previsto porque se te terminará el dinero.

Este es el aspecto de la hoja de cálculo

La importancia de las etapas en el presupuesto

Cuando haces un viaje a un único país o región, ni siquiera te planteas dividirlo en etapas. Es algo que puedes obviar porque en todos los lugares que visitarás vas a encontrar aproximadamente los mismos rangos de precios.

En un viaje largo encontrarás zonas del mundo o países dónde los precios serán completamente distintos. Habrá lugares dónde una noche de alojamiento costará 5 dólares y otros en los que se subirá a los $40.

Para tratar de lidiar con ese fenómeno, es necesario dividir el viaje en etapas. Lo primero que pensarás probablemente es dividirlo en países. Eso es genial, es la mejor opción, pero si vas a visitar muchos países es posible que el trabajo sea muy complejo. Por ello, yo para la vuelta al mundo, he optado por dividir el viaje en etapas que incluyen a países de un coste similar. Quizás ahora entenderás porque hay una pseudo-etapa en mi vuelta al mundo en tren que solo incluye a Filipinas.

Las 4 categorías de un gran viaje

Todo viaje, también los grandes viajes y las vueltas al mundo, tienen una serie de gastos que se pueden dividir en 4 categorías:

  1. Alimentación: todos los gastos que tienen que ver con la alimentación (desayuno, comida, cena, snacks, etc).
  2. Alojamiento: es el gasto que realizarás para dormir cada noche (puede que alguna noche la pases en un tren o acampado y no tengas que pagar todos los días por este servicio).
  3. Transporte: un viaje sin transporte no sería un viaje, por lo que aquí deberás incluir todos los aviones, trenes, barcos, autobuses, etc. que necesites durante tu gran viaje desde que sales de casa hasta que regresas a ella.
  4. Turismo: son los gastos propios de estar haciendo turismo y básicamente se pueden dividir en 3 subcategorías: entradas turísticas, ocio y compras.

Hay muchos viajeros que no hacen uso de la cuarta categoría apenas. También los hay que siempre duermen en proyectos sociales como CouchSurfing y viajan “a dedo” y por tanto no hacen uso de la segunda ni la tercera. Cada caso es un mundo que debe estar reflejado en el presupuesto.

Recogiendo datos para calcular el presupuesto de un gran viaje

Una vez tienes divididas en etapas las partes de tu viaje, tienes que empezar a recoger datos para cada una de las categorías.

Alimentación

Es complicado saber cuanto te va a costar comer en un lugar que no has visitado nunca. Pero gracias a Internet y a los datos que publicamos muchos blogs vas a poder hacerte una idea.

Mi principal consejo para que puedas llegar a saber cuanto gastarás en comer en un determinado lugar es que busques esa información entre los blogs que sigas y que tengan un estilo de viaje similar al tuyo. De nada sirve que te fijes en cuanto se gastó en comer ese blogger que siempre va a restaurantes de lujo si tu sueles comer en la calle, o viceversa.

Otra fuente de información son algunas webs que te indican cual es el coste de la vida en un determinado país o ciudad. Por ejemplo, Numbeo o Expatistan. Ten cuidado al usar estos datos porque se refieren habitualmente a expatriados que viven allí, no a viajeros.

Alojamiento

Quizás el parámetro más fácil de calcular es el del coste del alojamiento. Tienes un gran número de sitios webs para buscar alojamiento como Booking o Agoda que te dirán cuanto te va a costar. Ten en cuenta que estas webs se llevan una pequeña comisión y que los lugares más económicos no suelen estar en Internet, por lo que el precio será ligeramente superior al que podrías conseguir en el destino.

Acuerdate de descontar del presupuesto cualquier noche que vayas a pasar en un transporte o que vayas a hacer en CouchSurfing o GuestToGuest.

Transporte

Para calcular el gasto en transporte vas a tener que investigar mucho en Internet. Hay una web que te ayuda un montón a esta tarea, Rome2Rio, pero tiene fallos y vas a tener que comprobar cada dato que te ofrezca. Lo bueno es que te va a orientar en la buena dirección habitualmente.

No te olvides que a veces puedes comprar ciertos bonos o pases que te harán que tu viaje sea más económico (por ejemplo, es el caso del Interrail).

Turismo

¿Qué sitios vas a querer ver durante tu viaje? Debes tener presente que una parte de tu presupuesto va a ir destinado a visitar estos lugares. A veces se trata de pagos de pequeña cantidad, de algunos pocos dólares, pero en otras ocasiones puede ser un buen mordisco a tu cartera entrar en lugares como Angkor Wat, por ejemplo.

También debes sumar aquí todos los gastos de consumibles que vayas a utilizar: pasta de dientes, ropa que necesites reponer, etc. Y los gastos burocráticos, como visados, fotos, etc.

Y por último, deja una parte para llevarte algún recuerdo a casa.

Cómo calcular el presupuesto de tu vuelta al mundo

Ya hemos llegado a dónde querías llegar, a la hoja de cálculo que puedes descargar de aquí mismo:

Hoja de Cálculo para presupuesto de una vuelta al mundo (XLS)

Hoja de Cálculo para presupuesto de una vuelta al mundo (ODS)

Ahora veremos cómo usarla.

La hoja de cálculo está orientada a calcular el presupuesto de un gran viaje dividido en etapas y jornadas. Las etapas ya las he explicado anteriormente y consisten en regiones que tienen un nivel similar de precios. Las jornadas son cada vez que cambiamos de ciudad. Por ejemplo, en mi vuelta al mundo, para mi hay una etapa que es el viaje por Canadá, y esa etapa contiene diferentes jornadas que son cada vez que me cambio de ciudad, siendo la primera jornada la que paso en Montreal, la segunda la que voy a Ottawa, la tercera la de Toronto…

Cada etapa va en una pestaña diferente y hay una última pestaña que es un resumen de todo el presupuesto. La hoja de cálculo que os he dejado está en blanco salvo por un par de líneas de ejemplo y tiene varias etapas. Si vas a hacer un gran viaje exclusivamente por el sudeste asiático, por ejemplo, puedes montar todo el presupuesto en una única etapa. Puedes añadir nuevas etapas pinchando en duplicar pestaña (tal vez tengas que corregir algo en la página final si usas la versión en Excel).

Detalle de las diferentes pestañas, en este caso de mi vuelta al mundo en tren.

Arriba de cada página de etapas tienes un resumen de esa etapa que te da un montón de datos prácticos. Ahí no tienes que modificar ninguna casilla salvo las dos marcadas en rojo que son los datos de tu presupuesto diario en alimentación y alojamiento que habrás calculado anteriormente.

Detalle de los datos de cada etapa

Lo importante viene después de la fila 20. Ahí vas a tener que ir añadiendo cada una de tus jornadas que pueden o no coincidir con el número de días de viaje (normalmente no coincidirán porque no creo que vayas a visitar una ciudad cada día, ¿o sí?). Ahí las casillas de las columnas A, B y C no debes tocarlas para nada. Solo deberás modificar las casillas de las columnas D a O que ahora explicaré. Por cierto fíjate que hay casillas ocultas ¡que no debes borrar!

Detalle del recorrido de la etapa. ¡Ojo! Esta hoja de cálculo constituye en sí misma una planificación también, pero una planificación de viaje es una guía, no una obligación, por lo que no dudes en cambiar el recorrido y reconstruir tu hoja de cálculo cuando lo necesites.

Añadirás una línea cada vez que haya un desplazamiento de ciudad.

Casilla D: Ciudad en la que estabas
Casilla E: Número de días que te quedarás en la nueva ciudad
Casilla F: Ciudad a la que vas a ir
Casilla G: Escalas en tu viaje (si vas en avión y hay alguna parada intermedia, por ejemplo)
Casilla H: Tipo de transporte
Casilla I: Indicar con un Sí o un No si el transporte es nocturno (es decir, si pasarás la noche abordo).
Casilla J: Número de horas en el transporte
Casilla K: Precio del transporte
Casilla L: Kilómetros recorridos en el transporte
Casilla M: Notas a tener en cuenta
Casilla N: Gastos extras, los relacionados con la cuarta categoría: turismo.
Casilla O: Explicación del gasto extra.

Un par de cosas importantes:

  1. En la casilla B18 de la primera pestaña hay que poner la fecha de salida.
  2. La primera jornada a partir de la segunda pestaña debe ser una copia de la última de la pestaña anterior pero sin los datos de las casillas G a L (ver ejemplo en la hoja de cálculos).

Intenta usar la hoja de cálculos para calcular tu propia vuelta al mundo o tu gran viaje y si tienes alguna duda usa los comentarios de esta misma página.

 

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Comentario

  1. Uy que complejidad!! Madre mía, yo no se si sería capaz de planificarme en un viaje tan largo. Veo que tu si y me encantará seguir tus pasos. Un abrazo, mucha suerte y a viajar!!!
    Carmen

  2. Uy, lo veo dificilísimo, Iván. Un trabajo enorme con miles de factores a tener en cuenta. No sé si algún día haré algo parecido pero debo decirte que me quito el sombrero ante la iniciativa, la capacidad organizativa y de previsión y el ánimo para hacerlo y compartirlo.

    Un abrazo y buen viaje.